Zentrales Content Management in der Praxis

Die WH Digital Services GmbH bereitet Inhalte für wien.gv.at mediengerecht auf und überarbeitet sie im Sinne der Content Strategie. Qualitätskriterien, auf die geachtet wird:

• Texte sind in "Leicht verständlicher / internetgerechter Sprache" geschrieben und lektoriert.
• Die optimale Positionierung der Inhalte wird datenbasiert entschieden.
• Alle Inhalte werden für Suchmaschinen unter Berücksichtigung der Aspekte Usability und Barrierefreiheit optimiert.
• Die Inhalte sind für die Plattform wien.gv.at relevant (Zielpublikum: alle Bürger*innen der Stadt) und aktuell.

Änderungsvorschläge werden von der WH Digital Services GmbH nach Rücksprache mit der Dienststelle online gestellt.

1. Workflow:
   • Die Dienststellen stellen die gewünschten Inhalte bereit.
   • Eine zentrale Ansprechperson in der Öffentlichkeitsarbeit steht der WH Digital Services GmbH als fachliche*r Expert*in zur Verfügung. Sie gewährleistet die Kommunikation, Vermittlung und Weitergabe aller Qualitätskriterien innerhalb der Dienststelle sowie die etwaige Abstimmung mit Dritten.
   • Die WH Digital Services GmbH bereitet die Inhalte mediengerecht auf und publiziert die Inhalte (nach Freigabe durch die Dienststelle).
2. Zuständigkeit und Timing:
   1. Die redaktionelle Aufbereitung (Formulierungen, Seitenaufbau, Gewichtung der Inhalte nach datenbasierten Kriterien et cetera) und die Priorisierung bei der Onlinestellung übernehmen die Expert*innen der WH Digital Services GmbH.
   2. Dringende Themen werden vorgezogen. Bitte unterstützen Sie uns, die richtigen Priorisierungen vornehmen zu können, indem Sie uns ausreichend Vorlaufzeit geben und uns bei bereits bekannten Fristen so früh wie möglich informieren.
   3. Am besten führen Sie im E-Mail die Dringlichkeit und das Datum, bis zu dem die Aktualisierung spätestens online sein muss, sowie eine Begründung (Änderung eines Gesetzes, Veranstaltungstermin, geplante Presseaussendung et cetera) an, damit vorgereiht werden kann.
   4. Ein Hinweis "Dringend" bereits im E-Mail-Betreff erleichtert es der Redaktion, dringende Aktualisierungen rasch zu identifizieren.
3. Freigabe/Publizierung:
   • Vor der Publizierung von Inhalten erhalten Sie einen Vorschlag zur Freigabe. Die WH Digital Services GmbH nennt Ihnen dabei die Gründe für vorgenommene Änderungen.
   • Änderungsvorschläge müssen Sie nur darauf prüfen, ob der Inhalt korrekt wiedergegeben wird.
   • Wenn Sie eine Änderung nicht freigeben können, geben Sie bitte umgehend Bescheid. Wir sind bestrebt, die bestmögliche Lösung zu finden.
   • Bedenken Sie bitte, dass juristische Formulierungen zugunsten der Verständlichkeit vermieden werden sollen.

• Inhalte müssen digital bearbeitbar sein. Schicken Sie bitte keine eingescannten oder fotografierten Texte, auch keine handschriftlichen Kommentare.
• Änderungen müssen klar, übersichtlich und gesammelt übergeben werden, da es sonst zu mehrmaligen Überarbeitungen kommen kann:
  • Kleinere Aktualisierungswünsche können direkt im E-Mail angeführt werden.
  • Bei großen oder komplexen Änderungen bitten wir Sie um eine Kopie der Seite(n) als Word-Dokument. Arbeiten Sie dort mit der Funktion "Änderungen nachvollziehen" die Korrekturen oder Ergänzungen ein.
  • Bitte geben Sie immer die entsprechenden URLs der zu ändernden Dokumente (HTML-Seiten, ebenso PDFs et cetera) an.
• Bilder bitte in Originalgröße (nicht zugeschnitten!) im Format .jpg oder .png übermitteln. Bei kleinen Bildern, zum Beispiel im Word-Dokument eingebettet, reicht die Qualität oft nicht aus. Die WH Digital Services GmbH benötigt immer eine Copyright-Information.
• Bitte stimmen Sie geplante neue Seiten rechtzeitig mit der WH Digital Services GmbH ab:
  • Die WH Digital Services GmbH prüft, ob sich die Inhalte für wien.gv.at eignen und ob ähnliche oder gleiche Inhalte bereits online sind, mit denen eine Abstimmung erfolgen muss et cetera.
  • Bitte kalkulieren Sie Vorlaufzeiten für diese Arbeitsschritte ein.
  • Die redaktionelle Aufbereitung von neuen Inhalten übernimmt ebenfalls die WH Digital Services GmbH.

Da Barrierefreiheit ein zentrales Ziel auf wien.gv.at ist, müssen PDF-Dokumente alle diesbezüglichen Kriterien erfüllen. PDFs müssen von den Dienststellen barrierefrei an die WH Digital Services GmbH übermittelt werden.

PDF oder HTML?

Verwenden Sie PDF-Dokumente nur dort, wo eine Darstellung als HTML-Seite nicht sinnvoll ist, siehe konkrete Einsatzbereiche von PDF auf wien.gv.at.

Berichte und andere umfangreiche statische Dokumente können statt als PDF auch in ansprechender Form als Web-Auftritt veröffentlicht werden. Nähere Informationen finden sie unter Berichte-Framework.

Corporate Design und Aufträge an Dritte

Richten Sie sich bitte beim Erstellen von neuen PDF-Dokumenten nach den Corporate Design-Vorgaben der Stadt Wien.

Wenn Sie Broschüren, Berichte und Ähnliches erstellen lassen, inkludieren Sie die Vorgaben für barrierefreie PDF-Dokumente immer gleich in den Auftrag.

Quelldokument, Formatvorlagen

• Arbeiten Sie in Word mit Formatvorlagen, siehe https://www.wien.gv.at/styleguide/formate/pdf-dokumente/word.html. Überschriften, Bilder, Links, Listen, Fließtext et cetera sollten bereits im Word als solche formatiert sein. Rein optische Formatierungen (zum Beispiel eine Überschrift "fett" formatieren, statt sie als Überschrift zu kennzeichnen) werden von Screenreadern nicht korrekt vorgelesen.
• Nur wenn das Quelldokument (Dokument, das mit Textverarbeitungsprogrammen, Layout-Programmen oder anderen Applikationen erstellt wird) bereits korrekt formatiert ist, kann daraus ressourcenschonend ein barrierefreies PDF erstellt werden.

Feinschliff

• Wird ein PDF-Dokument korrekt mit Formatvorlagen erstellt, kann die WH Digital Services GmbH den "Feinschliff" hinsichtlich Barrierefreiheit für den eine spezielle Software benötigt wird im Rahmen des zentralen Content Managements ohne Zusatzkosten übernehmen.
• Bearbeitungen, die darüber hinausgehen, können unter bestimmten Voraussetzungen kostenpflichtig beauftragt werden, brauchen aber eine gewisse Vorlaufzeit.
• Die Nachbearbeitung von PDFs, die nicht barrierefrei erstellt wurden, ist sehr ressourcenaufwendig, was den Workflow verlängert und zusätzliche Kosten verursacht. Oft können zudem nur "barrierearme" Dokumente erstellt werden, da die Versäumnisse beim Erstellen des Quelldokuments im Nachhinein nur bedingt korrigiert werden können.
• Damit PDF-Dokumente, wo es notwendig ist, möglichst leicht nachbearbeitet werden können, beachten Sie bitte auch:
  • Grafiken in Broschüren sollten auf eine Ebene reduziert sein. So wird verhindert, dass sich Grafiken beim Bearbeiten des PDFs verändern oder gar herausfallen.
  • Verwenden Sie, wo notwendig, möglichst einfache Tabellen. Die Tabellen sollten auch keine leeren oder verbundenen Zellen enthalten.

Redaktionelle Gestaltung von Alternativtexten

Eine der grundlegenden Richtlinien für barrierefreie Webgestaltung ist das Anbieten von sogenannten Textäquivalenten: Bilder müssen auch in Textform beschrieben werden. Diese Beschreibung wird Alternativtext genannt und findet sich in der Regel im Alt-Attribut des Bild-Elements. In manchen Fällen ist es ratsam, das Bild zusätzlich zum Alt-Attribut im weiteren Kontext (Text der Seite, die das Bild beinhaltet) zu beschreiben.

Wer mit alternativen Ausgabegeräten wie einem Screenreader arbeitet, kann Bilder gar nicht (blinde Menschen) oder nur sehr schlecht (stark sehbeeinträchtigte Menschen) wahrnehmen. Eine gute Bildbeschreibung ermöglicht im Idealfall den gleichberechtigten Zugang zur Bild-Information:

• Der Alternativtext wird von Screenreadern vorgelesen. So erschließen sich der Inhalt und die Funktion des Bildes auch blinden oder sehbeeinträchtigten Menschen.
• Der Alternativtext wird auch bei Ausgabegeräten angezeigt, die keine Bildanzeige unterstützen.

Bei der Verwendung eines Bildes sind im Allgemeinen 2 Faktoren zu berücksichtigen:

• Was ist der Inhalt, die Aussage des Bildes? (Personen, Merkmale, Szenerie et cetera)
• Was ist die Funktion des Bildes? (Bild vergrößern, Funktionsbuttons et cetera)

Richtlinien für den Alternativtext

• Der Alternativtext soll das möglichst genaue Äquivalent zu Inhalt und Funktion des Bildes sein.
  Ein plakatives Beispiel: Nicht "Altes Ölbild aus dem Belvedere" sondern "Prinz Eugen reitet mit gezogenem Schwert durch ein Schlachtfeld, umgeben von unzähligen Kämpfern".
• Der Alternativtext soll Texte im Bild erfassen (Grafiken mit Textinhalt).
• Der Alternativtext soll kurz und treffend formuliert sein. Wenn im Alternativtext keine kurze Darstellung des Bild-Inhalts möglich ist, dann muss der Bild-Inhalt im Fließtext beschrieben werden.
• Der Alternativtext soll 150 Zeichen nicht überschreiten
  (Quellenangabe: "Barrierefreies Webdesign" J.M. Hellbusch 2004).
• Bei längeren Beschreibungen sollten Sie stattdessen auf eine eigene Beschreibungsseite verweisen. Diese kann zum Beispiel über einen Link in der Bildunterschrift erreicht werden.
• Der Alternativtext soll keine Textwiederholungen, etwa aus dem Bildkontext oder einer Bildunterschrift, enthalten.
• Der Alternativtext soll nicht mit den Einleitungen "Bild:", "Bild von" oder Ähnlichem beginnen. Dass es sich um ein Bild handelt, erkennt jeder Browser und jedes alternative Ausgabegerät automatisch.
• Der Alternativtext muss mit dem Kontext der Seite abgestimmt werden. Er kann je nach Zusammenhang und Kontext, in dem das Bild verwendet wird, für ein und dasselbe Bild unterschiedlich sein.
• Bei mehreren ähnlichen oder nebeneinander angeordneten Bildern darf der Alternativtext nicht identisch sein, sondern muss die Unterschiedlichkeit der Bilder herausarbeiten.
• Der Alternativtext muss für jedes Bild zumindest in Form eines leeren Alt-Attributs vorhanden sein.

Beispiele, wie komplexe Grafiken mit sprechenden Alt-Texten versehen wurden, finden Sie hier: PDF-Download "WieNeu+ Gebietsanalyse 20+2 (9.1 MB)

Urheber*innen- und Verwertungsrechte

Für eingesetzte Bilder muss die zweifelsfreie Erklärung der Fotografin oder des*der Fotograf*in oder des*der Rechteinhaber*in für die Verwertung der Bilder (zum Beispiel eine Nachrichten- oder Bildagentur) vorliegen, dass die Verwendung auf wien.gv.at zeitlich unbeschränkt gestattet ist.

Die Übernahme von Print-Fotos ist nur dann gestattet, wenn die Verwertung im Online-Kontext durch den*die Fotograf*in oder den*die Inhaber*in der Verwertungsrechte ausdrücklich gestattet ist.

Fotos aus dem Internet dürfen nur verwendet werden, wenn die honorarfreie Verwendung ausdrücklich gestattet ist. Das Fehlen von Copyright-Hinweisen oder Fotograf*innen-Namen gestattet nicht zur Übernahme. Auch in diesem Fall wird empfohlen, eine Bestätigung der freien Verwendung von dem*der Betreiber*in der Webseite einzuholen. Ist diese*r nicht bekannt oder über die Webseite nicht erreichbar, wird davon abgeraten, die Bilder zu verwenden.

Persönlichkeitsrechte

Bei der Darstellung von Einzelpersonen ist das schriftliche Einverständnis jeder abgebildeten und erkennbaren Person nötig, damit das Bild verwendet werden darf. Bei Minderjährigen ist das Einverständnis der Eltern einzuholen.

Größere, anonymisierte Gruppen können auch ohne Einverständnis abgebildet werden, wenn die Einzelpersonen im Detail nicht erkennbar sind.

Personen öffentlichen Interesses (Politiker*innen, Musiker*innen, Stars und ähnliche) können auch ohne Einverständniserklärung gezeigt werden. In diesem Fall ist nur darauf zu achten, dass der Inhalt nicht kompromittierend ist.

Der Einsatz eines Bildes in situationsfremdem Kontext ist nicht gestattet. Das trifft vor allem zu, wenn eine Personenaufnahme als Illustration für einen Text über Gesetzesbruch oder moralisch-ethische Verfehlungen verwendet wird. Vorsicht ist auch bei erkennbaren Marken geboten.

Die Bildmanipulation (Fotomontage) ist nur zulässig, wenn sie als solche im Bildtext gekennzeichnet ist und die handelnden Personen in keinen kompromittierenden Zusammenhang stellt.

Rechte-Erklärung für Fotoverwertung

Der*die Vertragspartner*in (Fotograf*in, Agentur) muss erklären, dass

• er*sie selbst die nötigen Rechte besitzt, die Nutzungsrechte für das Foto zu erteilen;
• diese Rechte zeitlich, örtlich und medial unbeschränkt gelten (zumindest aber für die zeitlich unbegrenzte Verwendung im Internet);
• der Veränderung von Größe und Ausschnitt des Bildes oder allgemein der Manipulation zustimmt;
• mit allen abgebildeten Personen sowie betroffenen Dritten (Eigentümer*innen von fotografierten Liegenschaften, Markeninhaber*innen et cetera) die nötigen Vereinbarungen geschlossen hat, die ein Veröffentlichen des Bildes ermöglichen;
• wien.gv.at oder die Dienststellen vor den Ansprüchen Dritter schad- und klaglos hält.

Bei Aufnahmen mit Privatpersonen (Models) muss sichergestellt werden, dass diese der erkennbaren Veröffentlichung im Rahmen von Sujetbildern zustimmen, egal zu welchem Zweck.

Videos müssen bezüglich Schrift und Logos den Corporate Design-Vorgaben entsprechen. Daneben sind auch bestimmte technische Anforderungen sowie Vorgaben hinsichtlich Barrierefreiheit zu beachten.