Zentrales Content Management

Zeitgemäße Aufbereitung von Web-Inhalten

Ein zentrales Content Management ist in großen Medienunternehmen State of the Art. Auch bei der Stadt Wien, etwa bei den Printprodukten, wird diese Form der Arbeitsteilung schon lange erfolgreich praktiziert. Eine mediengerechte Aufbereitung von Inhalten erfordert eine entsprechende Expertise: Texte verfassen zu können reicht im Web schon lange nicht mehr aus. Redakteur*innen brauchen heute Kenntnisse über das Leseverhalten im Netz, Suchmaschinenoptimierung, Web-Analyse, die Spezifika der unterschiedlichen Online-Kanäle, ein Grundverständnis von Usability und so weiter.

Dazu kommt, dass die Fachleute in den Abteilungen keine CMS-Expert*innen sind. Da sie nicht ständig oder nur in Teilbereichen des CMS arbeiten, kennen sie nicht den vollen Funktionsumfang. Im Vergleich mit Web-Expert*innen der wien.gv.at-Redaktion nimmt die Contentproduktion daher mehr Zeit in Anspruch und braucht mehr Unterstützung. Dadurch und durch Personalwechsel entsteht laufender Schulungsaufwand.

Entlastung der Fachabteilungen

Die Mitarbeiter*innen in den Fachabteilungen haben ein volles Arbeitspensum. Zusätzlich steigen die Anforderungen an eine zeitgemäße Gestaltung von Web-Angeboten kontinuierlich. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, wären laufend Schulungen der einzelnen Mitarbeiter*innen in den Fachabteilungen notwendig. Dies ist zeitlich, ressourcentechnisch sowie ökonomisch nicht optimal. Durch ein zentrales Content Management sorgt die wien.gv.at-Redaktion dafür, dass die Webinhalte den zeitgemäßen Standards entsprechen. Darüber hinaus entlastet das zentrale Content Management die Mitarbeiter*innen in den Fachabteilungen und verschafft ihnen mehr Freiraum für ihre eigentliche Arbeit.

Geringere Kosten, höhere Qualität und mehr Attraktivität für die Bürger*innen

Mit dem zentralen Content Management lassen sich Kosten sowie die "Time to Market" verringern. Gleichzeitig kann die Qualität der Inhalte erhöht werden. Aus Sicht der Bürger*innen wird wien.gv.at so noch aktueller und attraktiver.

Worum geht es?

Das zentrale Content Management lässt sich in 2 Bereiche unterteilen:

• Produktion
• Redaktion

Die Produktion bezieht sich auf die reine Erstellung von Inhalten, zum Beispiel die Eingabe im CMS oder die Prüfung auf Styleguide-Konformität.

Die Redaktion hingegen bezieht sich auch auf Organisatorisches wie die Themenplanung, die Auswahl der Darstellungsform, Platzierung, Priorisierung, Bewerbung der Inhalte, Channel-Umbauten, die Abstimmung mit den Stadtratsbüros und so weiter. Das kommt der Rolle einer Chefredaktion gleich.

Die Idee des zentralen Content Managements ist, dass Produktion und Redaktion an einer zentralen Stelle zusammenlaufen. Das bedeutet allerdings nicht, dass eine Stelle alles macht – es muss weiterhin eine Arbeitsteilung zwischen der wien.gv.at-Redaktion in der Abteilung Kommunikation und Medien (MA 53), der WH Digital Services GmbH, den Fachabteilungen und der IT geben.

Wie sieht die Arbeitsteilung aus?

Im Folgenden wird die Arbeitsteilung, die sich durch das zentrale Content Management ergibt, dargelegt. Dabei wird vor allem auf 2 wesentliche Fragen eingegangen:

• Wer ist wofür zuständig?
• Wie gestalten sich die Abläufe zwischen der wien.gv.at-Redaktion und den Abteilungen?

Wer macht was?

In bestimmten Fällen kann weiterhin eine direkte Produktion durch die Fachabteilungen sinnvoll sein: Für das direkte Ändern von Preisen oder das Befüllen von Standard-Vorlagen wie für Bäder, Kindergärten, Schulen und ähnliche bekommen die Abteilungen von der wien.gv.at-Redaktion ein einfaches Eingabeformular zur Verfügung gestellt.

Wie erfolgt die Freigabe der Inhalte?

Die inhaltliche Abnahme erfolgt weiterhin über die Fachabteilung. Nur diese kann die Richtigkeit der Fakten garantieren. Über die mediengerechte Aufbereitung entscheiden im Zweifel die Expert*innen der wien.gv.at-Redaktion, denn die Aufbereitung ist entscheidend für eine gute Auffindbarkeit und die Akzeptanz bei den Bürger*innen.

Wer kann Inhalte ablehnen?

Die wien.gv.at-Redaktion kann Inhalte ablehnen. Die Ablehnung wird begründet, mit den Fachabteilungen diskutiert und basiert auf nachvollziehbaren Entscheidungsgrundlagen (siehe Beispiele). So bleibt wien.gv.at übersichtlich und nutzer*innen-freundlich.

Beispiele für Content, der abgelehnt werden kann:

• Content, der bereits in sehr ähnlicher Form auf wien.gv.at vorhanden ist.
• Content, der für die Wiener*innen nicht nützlich ist oder bei dem datenbasiert vorliegt, dass er wenig bis gar nicht aufgerufen und genutzt wird.
• Content, der sich an die interne Zielgruppe "Magistrat" richtet. Dieser soll im Intranet veröffentlicht werden.

Davon ausgenommen sind natürlich veröffentlichungspflichtige Angebote, wie Rechtstexte und Jobausschreibungen.

Wie werden Inhalte priorisiert?

Wichtig: Hier geht es nicht um die Frage der Bewerbung (welche Themen bewirbt die Stadt gerade), sondern um die Gestaltung und Strukturierung von Service-Inhalten, zum Beispiel des Themas "Parken". Diese sollen vorrangig nach den Bedürfnissen der Wiener*innen priorisiert werden - und zwar datenbasiert. Durch viele Auswertungen, zum Beispiel Zugriffe, oder Suchanfragen und laufende User*innen-Tests, zum Beispiel Usability-Interviews, weiß die wien.gv.at-Redaktion sehr genau, welche Inhalte die Wiener*innen interessieren und welche sie brauchen. Nur wenn wir uns konsequent daran orientieren, werden wir langfristig im Kampf um die Aufmerksamkeit der Mitbewerber*innen bestehen.

Wer ist "seitenverantwortlich"?

Herausgeberin der wien.gv.at-Website ist die Stadt Wien. Für die Gestaltung des gesamten Web-Auftrittes von wien.gv.at ist die Abteilung Kommunikation und Medien medienrechtlich verantwortlich. Magistratsintern sind die jeweiligen Abteilungen für die Information, Fakten sowie Bilder und die Abteilung Kommunikation und Medien für die Aufbereitung dieser verantwortlich.

Wer beantwortet User*innen-Anfragen?

Die Beantwortung der User*innen-Anfragen ist vom zentralen Content Management nicht betroffen. Hier hat sich die bisherige Vorgehensweise bewährt: Die Anfragen landen direkt im Postfach bei der für das jeweilige Thema zuständigen Abteilung. Bei übergreifenden Themen ist das die federführende Abteilung. Das hat den Vorteil, dass die Anfragen ohne Umwege direkt beantwortet werden können.

• Bessere, bürger*innen-freundlichere Inhalte
• Mehr Reichweite
  • Bessere Auffindbarkeit
  • Mehr Qualität = höhere Verbreitung
• Mehr Effizienz
  • Die Produktion der Inhalte kann rascher erfolgen.
  • Weniger Abstimmungsaufwand und Schulungen
  • Einfachere Abläufe bei der wien.gv.at-Redaktion
• Einfachere Wartung
  • wien.gv.at kann leichter und schneller aktuell gehalten werden.
• Mediengerechte Aufbereitung durch Web-Profis
  • Verständliche Sprache
  • Usability
  • Suchmaschinenoptimierung et cetera
• Einheitliche redaktionelle Linie
• Bessere Bündelung von Inhalten
  • Die Treffergenauigkeit bei den Zielgruppen erhöht sich.
  • Noch besseres Zusammenspiel bei abteilungsübergreifenden Themen
• Leichtere Abstimmung der Inhalte mit anderen zentral betreuten Kanälen
  • Zum Beispiel Social Media
• Besseres Image für die Verwaltung
  • Statt "Do find ma nix!", "Die Seite ist viel zu überladen!" hinterlassen wir einen positiven Eindruck: "Alles, was man braucht", "Einfach und übersichtlich"
• Die Bürger*innen erhalten die offiziellen, korrekten Informationen von uns und nicht veraltete oder falsche Inhalte von Privatanbieter*innen

Bei Fragen zum zentralen Content Management kontaktieren Sie uns gerne unter redaktion@wien.gv.at.

Oder wenden Sie sich an Ihre Kontakte bei der Abteilung Kommunikation und Medien (MA 53) bzw. der WH Digital Services GmbH.