Zentrales Content Management

Einleitung

Zeitgemäße Aufbereitung von Webinhalten

Ein zentrales Content Management ist in großen Medienunternehmen State of the Art. Auch bei der Stadt Wien (etwa bei den Printprodukten) wird diese Form der Arbeitsteilung schon lange erfolgreich praktiziert. Eine mediengerechte Aufbereitung von Inhalten erfordert eine entsprechende Expertise: Texten zu können reicht im Web schon lange nicht mehr aus. RedakteurInnen brauchen heute Kenntnisse über das Leseverhalten im Netz, Suchmaschinenoptimierung, Webanalyse, die Spezifika der unterschiedlichen Online-Kanäle, ein Grundverständnis von Usability usw.

Dazu kommt, dass die Fachleute in den Abteilungen keine CMS-ExpertInnen sind. Da sie nicht ständig oder nur in Teilbereichen des CMS arbeiten, kennen sie nicht den vollen Funktionsumfang. Im Vergleich mit WebexpertInnen der wien.gv.at-Redaktion nimmt die Contentproduktion daher mehr Zeit in Anspruch und bedarf mehr Unterstützung. Dadurch und durch Personalwechsel entsteht laufender Schulungsaufwand.

Entlastung der Fachabteilungen

Die MitarbeiterInnen in den Fachabteilungen haben ein volles Arbeitspensum. Zusätzlich steigen die Anforderungen an eine zeitgemäße Gestaltung von Webangeboten kontinuierlich. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, wären laufend Schulungen der einzelnen MitarbeiterInnen in den Fachabteilungen notwendig. Dies ist zeitlich, ressourcentechnisch sowie ökonomisch nicht optimal. Durch die Umstellung auf ein zentrales Content Management sorgt die wien.gv.at-Redaktion dafür, dass die Webinhalte den zeitgemäßen Standards entsprechen. Darüber hinaus entlastet das zentrale Content Management die MitarbeiterInnen in den Fachabteilungen und verschafft ihnen wieder mehr Freiraum für ihre eigentliche Arbeit.

Geringere Kosten, höhere Qualität und mehr Attraktivität für die BürgerInnen

Mit dem zentralen Content Management lassen sich Kosten sowie die „Time to Market“ verringern. Gleichzeitig kann die Qualität der Inhalte erhöht werden. Aus Sicht der BürgerInnen wird wien.gv.at so noch aktueller und attraktiver.

Umsetzung

Worum geht es?

Das zentrale Content Management lässt sich in zwei Bereiche unterteilen:

• Produktion
• Redaktion

Die Produktion bezieht sich auf die reine Erstellung von Inhalten (also z. B. die Eingabe im CMS oder die Prüfung auf Styleguide-Konformität). Die Redaktion hingegen bezieht sich auch auf Organisatorisches wie die Themenplanung, die Auswahl der Darstellungsform, Platzierung, Priorisierung, Bewerbung der Inhalte, Channel-Umbauten, die Abstimmung mit den Stadtratsbüros usw., was der Rolle einer Chefredaktion gleichkommt.

Die Idee des zentralen Content Managements ist, dass Produktion und Redaktion an einer zentralen Stelle zusammenlaufen. Das bedeutet allerdings nicht, dass eine Stelle alles macht – es muss weiterhin eine Arbeitsteilung zwischen der wien.gv.at-Redaktion im Presse- und Informationsdienst der Stadt, der WH Digital, den Fachabteilungen und der IT geben.

Wie sieht die neue Arbeitsteilung aus?

Im Folgenden wird die neue Arbeitsteilung, die sich durch das zentrale Content Management ergibt, dargelegt. Dabei wird vor allem auf zwei wesentliche Fragen eingegangen:

• Wer ist wofür zuständig?
• Wie gestalten sich die Abläufe zwischen der wien.gv.at-Redaktion und den Abteilungen?

Wer macht was?

In bestimmten Fällen kann weiterhin eine direkte Produktion durch die Fachabteilungen sinnvoll sein: Für das direkte Ändern von Preisen oder das Befüllen von Standard-Vorlagen wie für Bäder, Kindergärten, Schulen usw. bekommen die Abteilungen von der wien.gv.at-Redaktion ein einfaches Eingabeformular zur Verfügung gestellt.

Wie erfolgt die Freigabe der Inhalte?

Die inhaltliche Abnahme erfolgt weiterhin über die Abteilung. Nur diese kann die Richtigkeit der Fakten garantieren. Über die mediengerechte Aufbereitung entscheiden im Zweifel die ExpertInnen der wien.gv.at-Redaktion, denn sie ist entscheidend für eine gute Auffindbarkeit und die Akzeptanz bei den BürgerInnen.

Wer kann Inhalte ablehnen?

Die wien.gv.at-Redaktion kann Inhalte ablehnen. Die Ablehnung wird begründet, mit den Dienststellen diskutiert und basiert auf nachvollziehbaren Entscheidungsgrundlagen (siehe Beispiele). So bleibt wien.gv.at übersichtlich und nutzerfreundlich.

Beispiele:

• Content, der bereits in sehr ähnlicher Form auf wien.gv.at vorhanden ist.
• Content, der für die WienerInnen nicht nützlich ist bzw. bei dem datenbasiert vorliegt, dass er wenig bis gar nicht aufgerufen und genutzt wird.
• Content, der sich an die interne Zielgruppe „Magistrat“ richtet. Dieser soll im Intranet veröffentlicht werden.

Davon ausgenommen sind natürlich veröffentlichungspflichtige Angebote wie beispielsweise Rechtstexte und Jobausschreibungen.

Wie werden Inhalte priorisiert?

Wichtig: Hier geht es nicht um die Frage der Bewerbung (welche Themen promotet die Stadt gerade), sondern um die Gestaltung und Strukturierung von Serviceinhalten, zum Beispiel Parken. Diese sollen vorrangig nach den Bedürfnissen der WienerInnen priorisiert werden, und zwar datenbasiert. Durch viele Auswertungen (z.B. Zugriffe, Suchanfragen usw.) und laufende Usertests (z.B. Usability-Interviews) weiß die wien.gv.at-Redaktion sehr genau, welche Inhalte die WienerInnen interessieren und welche sie brauchen. Nur wenn wir uns konsequent daran orientieren, werden wir langfristig im Kampf um die Aufmerksamkeit der MitbewerberInnen bestehen.

Wer ist „seitenverantwortlich“?

Herausgeberin der wien.gv.at-Website ist die Stadt Wien. Für die Gestaltung des gesamten Webauftrittes von wien.gv.at ist der Presse- und Informationsdienst der Stadt medienrechtlich verantwortlich. Magistratsintern sind die jeweiligen Abteilungen für die Information, Fakten sowie Bilder und der Presse- und Informationsdienst der Stadt für die Aufbereitung dieser verantwortlich.

Wer beantwortet UserInnen-Anfragen?

Die Beantwortung der UserInnen-Anfragen ist von der Umstellung nicht betroffen. Hier hat sich die bisherige Vorgehensweise bewährt: Die Anfragen landen direkt im Postfach bei der für das jeweilige Thema zuständigen Abteilung. Bei übergreifenden Themen ist dies die federführende Dienststelle. Das hat den Vorteil, dass die Anfragen ohne Umwege direkt beantwortet werden können.

Kontakt

Bei Fragen zum zentralen Content Management kontaktieren Sie uns gerne:

• redaktion@wien.gv.at
• oder wenden Sie sich an Ihre Kontakte bei WH Digital und Presse- und Informationsdienst der Stadt