Zentrales Content Management in der Praxis

Kommunikationsleitfaden der WH Digital

WH Digital bereitet Inhalte für wien.gv.at mediengerecht auf und überarbeitet sie im Sinne der Content Strategie. Qualitätskriterien, auf die geachtet wird:

• Texte sind in „Leicht verständlicher / internetgerechter Sprache“ geschrieben und lektoriert.
• Die optimale Positionierung der Inhalte wird datenbasiert entschieden.
• Alle Inhalte werden für Suchmaschinen optimiert unter Berücksichtigung der Aspekte Usability und Barrierefreiheit.
• Die Inhalte sind für die Plattform wien.gv.at relevant (Zielpublikum: alle Bürgerinnen und Bürger der Stadt) und aktuell.

Änderungsvorschläge werden von WH Digital nach Rücksprache mit der Abteilung online gestellt.

1. Workflow:
   • Sie stellen die gewünschten Inhalte bereit.
   • Eine zentrale Ansprechperson in der Öffentlichkeitsarbeit steht der WH Digital als fachliche Expertin zur Verfügung. Sie gewährleistet damit die Kommunikation, Vermittlung und Weitergabe aller Qualitätskriterien innerhalb ihrer Abteilung sowie die etwaige Abstimmung mit Dritten.
   • WH Digital bereitet die Inhalte mediengerecht auf und publiziert die Inhalte (nach ihrer Freigabe).
2. Zuständigkeit und Timing: Die redaktionelle Aufbereitung (Formulierungen, Seitenaufbau, Gewichtung der Inhalte nach datenbasierten Kriterien etc.) sowie die Priorisierung bei der Onlinestellung übernehmen die Expertinnen und Experten von WH Digital.
   1. Dringenden Themen wird der Vorzug gegeben. Bitte unterstützen Sie uns, die richtigen Priorisierungen vornehmen zu können, indem sie uns ausreichend Vorlaufzeit geben und uns bei bereits bekannten Fristen so früh wie möglich informieren. Am besten führen Sie die Dringlichkeit und das Datum, bis zu dem die Aktualisierung spätestens online sein muss, im E-Mail an samt Begründung (Änderung eines Gesetzes, Veranstaltungstermin, geplante Presseaussendung etc.), damit vorgereiht werden kann.
3. Freigabe/Publizierung:
   • Änderungsvorschläge müssen Sie nur darauf prüfen, ob der Inhalt korrekt wiedergegeben wird.
   • Vor der Publizierung von Inhalten erhalten Sie einen Vorschlag zur Freigabe. WH Digital nennt Ihnen dabei die Gründe für vorgenommene Änderungen.
     • Wenn Sie eine Änderung nicht freigeben können, geben Sie bitte umgehend Bescheid. Wir sind bestrebt, eine bestmögliche Lösung zu finden.
     • Bedenken Sie bitte, dass juristische Formulierungen zugunsten der Verständlichkeit vermieden werden sollen.

Qualitätskriterien für das Arbeitsmaterial

• Inhalte müssen digital bearbeitbar sein. Schicken Sie bitte keine eingescannten oder fotografierten Texte, auch keine handschriftlichen Kommentare.
• Änderungen müssen klar, übersichtlich und gesammelt übergeben werden, da es sonst zu mehrmaligen Überarbeitungen kommen kann:
  • Kleinere Aktualisierungswünsche können direkt im E-Mail angeführt werden.
  • Bei großen oder komplexen Änderungen bitten wir um eine Kopie der Seite(n) als Word-Dokument. Arbeiten Sie dort mit der Funktion „Änderungen nachvollziehen“ die Korrekturen oder Ergänzungen ein.
  • Bitte geben Sie immer die entsprechenden URLs der zu ändernden Dokumente (HTML-Seiten, ebenso PDFs etc.) an.
• Bilder können Sie in Originalgröße (nicht zugeschnitten) im Format .jpg oder .png übermitteln. Bei (kleinen) Bildern, z. B. im Worddokument eingebettet, reicht die Qualität oft nicht aus. Die WH Digital benötigt immer eine Copyright-Information.
• Bitte stimmen Sie geplante neue Seiten rechtzeitig mit WH Digital ab:
  • WH Digital prüft, ob sich die Inhalte für wien.gv.at eignen, ob ähnliche oder gleiche Inhalte bereits online sind, mit denen eine Abstimmung erfolgen muss etc.
  • Bitte kalkulieren Sie Vorlaufzeiten für diese Arbeitsschritte ein.
  • Die redaktionelle Aufbereitung von neuen Inhalten übernimmt ebenfalls WH Digital.

Erstellen von barrierefreien PDF

Da Barrierefreiheit ein zentrales Ziel auf wien.gv.at ist, müssen PDF-Dokumente alle diesbezüglichen Kriterien erfüllen.

Bilder und Grafiken

Redaktionelle Gestaltung von Alternativtexten

Eine der grundlegenden Richtlinien für barrierefreie Webgestaltung ist das Anbieten von sogenannten Textäquivalenten: Bilder müssen auch in Textform beschrieben werden. Diese Beschreibung wird Alternativtext genannt und findet sich in der Regel im Alt-Attribut des Bildelementes. In manchen Fällen ist es ratsam, das Bild zusätzlich zum Alt-Attribut im weiteren Kontext (Text der Seite, die das Bild beinhaltet) zu beschreiben.

Wer mit alternativen Ausgabegeräten wie einem Screenreader arbeitet, kann Bilder gar nicht (blinde Menschen) bzw. nur sehr schlecht (stark Sehbehinderte) wahrnehmen. Eine gute Bildbeschreibung ermöglicht im Idealfall den gleichberechtigten Zugang zur Bildinformation:

• Der Alternativtext wird von Screenreadern vorgelesen. So erschließt sich der Inhalt und die Funktion des Bildes auch blinden Menschen.
• Der Alternativtext wird auch bei Ausgabegeräten angezeigt, die keine Bildanzeige unterstützen.

Bei der Verwendung eines Bildes sind im Allgemeinen zwei Faktoren zu berücksichtigen:

• Was ist der Inhalt, die Aussage des Bildes? (Personen, Merkmale, Szenerie, ...)
• Was ist die Funktion des Bildes? (Bild vergrößern, Funktionsbuttons, ...)

Richtlinien für den Alternativtext

• Der Alternativtext soll das möglichst genaue Äquivalent zu Inhalt und Funktion des Bildes sein.
  Ein plakatives Beispiel: Nicht „Altes Ölbild aus dem Belvedere“ sondern „Prinz Eugen reitet mit gezogenem Schwert durch ein Schlachtfeld, umgeben von unzähligen Kämpfern“.
• Der Alternativtext soll Texte im Bild erfassen (Grafiken mit Textinhalt).
• Der Alternativtext soll kurz und treffend formuliert sein. (Wenn im Alternativtext keine kurze Darstellung des Bildinhalts möglich ist, dann muss der Bildinhalt im Fließtext beschrieben werden.)
• Er soll 150 Zeichen nicht überschreiten
  (Quellenangabe: „Barrierefreies Webdesign“ J.M. Hellbusch 2004).
• Bei längeren Beschreibungen sollte stattdessen auf eine eigene Beschreibungsseite verweisen. Diese kann zum Beispiel über einen Link in der Bildunterschrift erreicht werden.
• Der Alternativtext soll keine Textwiederholungen beinhalten (etwa aus dem Bildkontext oder einer Bildunterschrift).
• Der Alternativtext soll nicht mit den Einleitungen „Bild:“, „Bild von“ oder Ähnlichem beginnen. Dass es sich um ein Bild handelt, erkennt jeder Browser, jedes alternative Ausgabegerät automatisch.
• Der Alternativtext muss mit dem Kontext der Seite abgestimmt werden. Er kann je nach Zusammenhang und Kontext, in dem das Bild verwendet wird, für ein und dasselbe Bild unterschiedlich sein.
• Bei mehreren ähnlichen oder nebeneinander angeordneten Bildern darf der Alternativtext nicht identisch sein, sondern muss vielmehr die Unterschiedlichkeit der Bilder herausarbeiten.
• Der Alternativtext muss für jedes Bild zumindest in Form eines leeren Alt-Attributs vorhanden sein.

Rechtliche Komponenten bei Bildern

Urheber- und Verwertungsrechte

Für eingesetzte Bilder muss die zweifelsfreie Erklärung der Fotografin oder des Fotografen bzw. des Rechteinhabers für die Verwertung der Bilder (zum Beispiel eine Nachrichten- oder Bildagentur) vorliegen, dass die Verwendung auf wien.at zeitlich unbeschränkt gestattet ist.

Die Übernahme von Print-Fotos ist nur dann gestattet, wenn die Verwertung im Online-Kontext durch die Fotografin oder den Fotografen bzw. den Inhaber der Verwertungsrechte explizit gestattet ist.

Fotos aus dem Internet dürfen nur dann verwendet werden, wenn die honorarfreie Verwendung explizit gestattet ist. Das Fehlen von Copyright-Hinweisen oder Fotografennamen gestattet nicht zur Übernahme. Auch in diesem Fall wird empfohlen, eine Bestätigung der freien Verwendung vom Betreiber der Webseite einzuholen. Ist dieser nicht bekannt oder über die Webseite nicht erreichbar, wird davon abgeraten, die Bilder zu verwenden.

Persönlichkeitsrechte

Bei der Darstellung von Einzelpersonen ist das schriftliche Einverständnis jeder abgebildeten (und erkennbaren) Person nötig, damit das Bild verwendet werden darf. Bei Minderjährigen ist das Einverständnis der Eltern einzuholen.

Größere, anonymisierte Gruppen können auch ohne Einverständnis abgebildet werden, wenn die Einzelpersonen im Detail nicht erkennbar sind.

Personen öffentlichen Interesses (Politikerinnen und Politiker, Musikerinnen und Musiker, Stars, etc.) können auch ohne Einverständniserklärung gezeigt werden. In diesem Fall ist nur darauf zu achten, dass der Inhalt nicht kompromittierend ist.

Der Einsatz eines Bildes in situationsfremdem Kontext ist nicht gestattet. Das trifft insbesondere zu, wenn eine Personenaufnahme als Illustration für einen Text über Gesetzesbruch oder moralisch-ethische Verfehlungen verwendet wird. Vorsicht ist auch bei erkennbaren Marken geboten.

Die Bildmanipulation (Fotomontage) ist nur zulässig, wenn sie als solche im Bildtext gekennzeichnet ist und die handelnden Personen in keinen kompromittierenden Zusammenhang stellt.

Rechteerklärung für Fotoverwertung

Der Vertragspartner (Fotografin bzw. Fotograf, Agentur) muss erklären, dass

• er/sie selbst die nötigen Rechte besitzt, die Nutzungsrechte für das Foto zu erteilen;
• diese Rechte zeitlich, örtlich und medial unbeschränkt gelten (zumindest aber für die zeitlich unbegrenzte Verwendung im Internet);
• der Veränderung von Größe und Ausschnitt des Bildes zustimmt (bzw. allgemein der Manipulation);
• mit allen abgebildeten Personen sowie betroffenen Dritten (Eigentümern von fotografierten Liegenschaften, Markeninhabern, etc.) die nötigen Vereinbarungen geschlossen hat, die ein Veröffentlichen des Bildes ermöglichen;
• wien.at (bzw. die Abteilungen) vor den Ansprüchen Dritter schad- und klaglos hält.

Bei Aufnahmen mit Privatpersonen (Models) ist sicherzustellen, dass diese der erkennbaren Veröffentlichung im Rahmen von Sujetbildern zustimmen, egal zu welchem Zweck.

Videos

Videos müssen bezüglich Schrift und Logos den Corporate Design-Vorgaben entsprechen. Daneben sind auch bestimmte technische Anforderungen sowie Vorgaben hinsichtlich Barrierefreiheit zu beachten.